EngCom konferensbrygga

Säkerhetsaspekten

Vid användning av outsourcing kan du aldrig vara helt säker på att inga obehöriga tar del av känslig information. Vid användning av en egen konferensbrygga är däremot alltid säkerheten garanterad. Ni har full kontroll över inträdet och deltagarna i varje konferens.

Identifiering & överblick

Identifiering av telefonkonferensens ordförande och deltagare kan ske antingen med hjälp telefonnumret eller med hjälp av PIN kod. Den som administrerar konferensbryggan m.fl. kan även i realtid se vilka som är aktiva deltagare i varje konferensrum.

Bokning

I konferensbryggan finns ett inbyggt bokningssystem för schemalagda, återkommande och permanenta telefonkonferenser. I samband med bokning av en konferens kan du t.ex. även välja hur länge konferensen skall vara aktiv, max antal deltagare, max antal minuter, inspelning på/av m.m.

För varje ordförande och deltagare kan du även ställa in om personen skall använda PIN kod eller om han/hon skall komma in i konferensen utan att behöva slå PIN kod. En annan funktion är ”secure PIN” vilket innebär att endast en person kan använda varje PIN kod, vilket leder till ökad säkerhet. Du kan även ställa in om deltagaren själv skall kunna slå på/av sin mikrofon (mute) samt om deltagaren enbart skall få lyssna m.m.

Inspelningsfunktion

Med hjälp av en inbyggd inspelningsfunktion kan du dokumentera och arkivera vad som sagts vid en konferens eller spela upp det för de som inte kunde vara med. Inspelningen kan dels avlyssnas direkt i telefonen för deltagaren eller laddas ner i mp3-format.

Administrera konferensbryggan

Via webbläsaren får administratörer m.fl. tillgång till konferensbryggan och alla dess funktioner. Inga övriga program behöver installeras vilket leder till en smidig implementering. Administreringsverktyget är kompatibelt med alla kända webbläsare på marknaden.

Statistik

Via administreringsverktyget kan du direkt i din webbläsare söka efter utförda, aktiva och kommande konferenser. Du kan t.ex. söka uppgifter om antal deltagare vid olika tidpunkter totalt och i varje respektive konferens. Du kan även se deltagarhistorik m.m.

Konferensbrygga för telefonkonferenser - ett smart komplement till videokonferenser

Alla företag och organisationer har behov av god kommunikation. Kunder, kollegor, konsulter, utvecklare och partners sprider idag ut sig på olika platser lokalt och globalt. Spara in på onödiga resor och jobba effektivare genom att använda tjänsten telefonkonferens! Även om ni redan infört videokonferenser i er organisation så kan en telefonkonferens fortfarande vara ett bra komplement för en snabb och enkel kommunikation för olika projekt. I många fall är det enklare och snabbare att sätta igång en telefonkonferens, när ni kanske enbart skall ha ett kortare möte eller inte har behov av bild eller video.

Så håller du en effektiv telefonkonferens - Sju steg till bättre konferenser

EngCom's tips för bättre och effektivare möten är i mångt och mycket generella för en telefonkonferens. En naturlig konsekvens av att man inte sitter i samma rum är att alla tar hänsyn till varandra.

1. Bestäm syftet

Var tydlig med syftet för konferensen och vad du förväntar dig av deltagarna. Är det ett möte för information, diskussion eller beslut?

2. Bjud in rätt personer

Bjud in de personer som både tillför och får ut något av konferensen.

3. Skicka ut ett underlag

Skicka ut ett underlag till deltagarna och en personlig kommentar till var och en om vad som förväntas av dem i konferensen.

4. Sätt en agenda

Skicka ut en agenda och deltagarlista i god tid före mötet. Om mötet är längre än 45 minuter, planera in en paus för bensträckare i 5-10 minuter innan ni fortsätter. Påpeka att ni kommer att starta och sluta mötet på utsatt tid även om någon saknas.

5. Mötesmiljö – se till att alla förstår hur det fungerar

Informera alla tydligt och kortfattat om hur de ansluter till telefonkonferensen (telefonnummer och PIN-kod). Informera även samtliga deltagare att de enkelt kan slå av/på sin egen mikrofon genom att enbart trycka * (kan vara värdefullt om t.ex. en deltagare sitter i en bullrig miljö eller på en dålig linje). Tänk även i förväg igenom hur konferensen skall dokumenteras? Använd gärna den inbyggda inspelningsfunktionen. Förbered för anteckningar.

6. Dynamik – inkludera alla

Välkomna och presentera alla! Det gör att konferensen inleds med en inkluderande stämning för samtliga närvarande. Hantera även dynamiken i gruppen och se till att alla får komma till tals. Kanske väljer ni även att t.ex. säga ert namn innan ni önskar säga något i konferensen för att på så sätt underlätta konversationen för alla deltagare.

7. Följ upp snabbt

Gör en snabb återkoppling efter konferensen med anteckningar i punktform. Sätt deadline för det som ska göras och vem som är ansvarig för att det slutförs. Skickas ut snarast (gärna redan dagen efter).

Omdömen om EngCom

Läs gärna omdömen från några av EngCom’s värdefulla kunder på Google.
Se omdömen här!

Vill du lämna ett omdöme?

Vi skulle verkligen uppskatta om du skulle vilja besvara några korta frågor om EngCom. Kanske vilken produkt eller tjänst du beställde? Vilket omdöme kan du ge om produkten eller tjänsten? Skulle du rekommendera den till andra samt vilket betyg vill du ge oss och vårt kundbemötande?
Skriv ditt omdöme här!